9+1 claves para mejorar la productividad de tu equipo

17 Marzo 2021 - Actualizado: 04 Mayo 2021

Con la llegada de la covid, las empresas hemos tenido que adaptarnos rápidamente a nuevas dinámicas de trabajo ajenas, en la mayoría de las veces, a nuestro día a día. Estamos hablando, entre otras, del teletrabajo, una dinámica que ha llegado de forma abrupta a muchas empresas y a la que responsables de equipos y profesionales de recursos humanos han tenido que hacer frente en un momento especialmente difícil para las personas, que han tenido que lidiar con diversos factores externos que han podido minvar su productividad, motivación y sentimiento de pertenencia a la empresa.

Tras un año de teletrabajo, puede que como responsable de recursos humanos y talento hayas notado cómo tu equipo ha bajado el ritmo. ¿Cómo podemos recuperar la motivación de nuestros empleados? En este artículo descubrimos diez claves para mejorar la productividad, ya sea en la oficina o teletrabajando. ¡Sigue leyendo!

1.- Jornada flexible

Con el teletrabajo, unido al cierre de colegios o las cuarentenas, muchos de los empleados han tenido que hacer malabares con su tiempo para poder conciliar. 

Una buena forma de facilitar esta conciliación, minimizar el estrés y mejorar la productividad de las personas de tu organización es implantar flexibilidad horaria; que cada empleado pueda decidir cuándo empieza su jornada y cuándo termina, dependiendo de sus necesidades y siempre teniendo en cuenta la duración total de su jornada y los descansos obligatorios.

Como responsable de recursos humanos, esta flexibilidad horaria no debería suponerte trabajo extra para supervisar las entradas y salidas de los trabajadores. Por ello, hoy en día existen dispositivos con los que puedes revisar las jornadas laborales y fichajes de tu equipo. 

2.- Crea e implanta procesos

Otro de los problemas que suelen aparecer en equipos multidisciplinares es la desorganización a la hora de realizar tareas o campañas conjuntas. Esto, unido al trabajo a distancia en el que no puedes llevar un seguimiento tan detallado de tu equipo, puede provocar ciertos problemas internos.

Para afrontar este tipo de situaciones, es recomendable organizar y asignar un responsable a cada una de las tareas en un proyecto. Además, todo el equipo debe conocer cuáles son los pasos a seguir y fechas clave. Es decir, se deben trabajar los procesos internos en cada departamento para agilizar y mejorar la comunicación interna y la productividad del equipo. 

Y no solo eso, para poder seguir mejorando, es necesario documentar estos procesos y elegir una herramienta que dé una visibilidad total al equipo, para que puedan ver en qué punto está el proyecto.

3.- Establece objetivos

Una forma de motivar y mejorar la productividad de tus empleados es establecer unos objetivos a corto, medio y largo plazo, tanto de sus proyectos individuales como del trabajo en equipo. 

Es importante que estos objetivos sean medibles y alcanzables, de ello depende la motivación presente y futura del trabajador.

4.- Promueve herramientas de organización interna

Si algo hemos aprendido del 2020 es que la tecnología es esencial en nuestro día a día. Y en nuestro trabajo, una buena herramienta para gestionar y organizar todas las tareas y responsables es imprescindible.
Actualmente existen muchas herramientas que pueden mejorar la organización y distribución de tareas, como pueden ser Jira, Trello, Asana o Notion. Estas, unidas a otras herramientas como Slack, Discord o Hangouts, nos facilitarán la comunicación interna del equipo.

5.- Ayuda a priorizar las tareas

Como responsable de recursos humanos y talento en la empresa, seguro que entre tus funciones está la de formar y ayudar a los responsables en la gestión de sus equipos. Uno de los problemas más recurrentes, tanto para el líder como para el resto del equipo, es saber priorizar los trabajos pendientes. 
La fecha de cierre de proyecto es esencial para organizar el flujo de trabajo, pero no solo eso: para saber qué proyectos debes priorizar, es importante conocer cuál será el beneficio frente al esfuerzo, qué recursos necesitas, cuántas horas vas a dedicar y cómo repercute en tu empresa la realización o no de esta tarea.

6.- Ley de Pareto

El 20% de las tareas suponen el 80% de resultados. Esto es lo que nos dice la Ley o Principio de Pareto: aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Para mejorar la productividad de tu equipo, deberás analizar cuáles de estas tareas suponen menor esfuerzo y mayores resultados. Y priorizarlas.

7.- Promueve el trabajo en equipo y el team building online

Este año la alerta sanitaria nos ha obligado a limitar nuestros encuentros sociales y reuniones y nos ha aislado de amigos y familiares. Y también de nuestros compañeros y compañeras de trabajo. 
El teletrabajo ha supuesto menor interacción dentro de los equipos y como consecuencia, un aislamiento del trabajador. Para mejorar la productividad, pero especialmente el sentimiento de pertenencia a la empresa y a un equipo, es importante seguir trabajando en el desarrollo de dinámicas de grupo y reuniones que promuevan la interacción y el brainstorming entre los integrantes, aunque sean online.

8.-Reuniones sí, pero las necesarias

Más allá del momento actual, una de las situaciones más comunes en las empresas son las reuniones sin un objetivo claro que se alargan varias horas y parecen no tener fin. 
Para evitar este tipo de reuniones, puedes hablar con tu equipo y organizarlas con un guion establecido: cuáles son los objetivos de la reunión y sus puntos a tratar, así como el tiempo de duración.

9.- Es importante poder desconectar

Si en una jornada laboral es importante tomarse ciertos descansos para mejorar nuestra productividad, con el teletrabajo y los horarios flexibles, poder desconectar se convierte en esencial.
Más allá de los microdescansos que un trabajador o trabajadora pueda realizar a lo largo del día, debemos tener en cuenta cuáles son sus horarios de trabajo y evitar ponernos en contacto o pedir tareas una vez terminada la jornada.

Para ello, es importante llevar un seguimiento de los horarios y saber si un trabajador ha terminado ya su jornada, como veremos a continuación

Bonus track: aprende a llevar el seguimiento de tu equipo en la distancia… y confía en ellos

Con la llegada de la pandemia y el teletrabajo obligatorio, muchas empresas, especialmente las más tradicionales, han tenido que adaptar sus procesos a la nueva realidad en un tiempo récord. Esto, unido a nuevas normativas como la de control de horarios y fichajes, han supuesto todo un desafío para gestionar el talento de la empresa.

Gestionar una empresa a distancia es todo un reto. Para ello, existen multitud de herramientas, como hemos visto a lo largo de este artículo, con las que podrás conocer en qué está trabajando una persona de tu equipo, si está o no operativo en ese momento o revisar sus horarios por si ha realizado demasiadas horas extra durante esa semana (y así adaptarte a la nueva ley de control horario). 

Pero lo más importante, deberás aprender a confiar en ellos y ellas en la distancia: el teletrabajo ha llegado para quedarse.
 


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