Empezar a gestionar el horario y registro de jornada laboral de tus trabajadores no es fácil. Por ello, en este artículo te enseñamos paso a paso cómo realizar un registro horario de jornada en papel, uno de los sistemas de fichaje más sencillos, aunque también uno de los que más problemas puede llevar consigo, como veremos a continuación.
Además, en este enlace puedes descargarte gratis un modelo de plantilla de registro para que no tengas que preocuparte de crearla tu mismo/a.
Cómo llevar un registro horario de tu equipo
A la hora de iniciar un control horario de tu equipo es importante elegir bien qué sistema va a utilizar la empresa. Dependiendo de sus necesidades y capacidades, puede decidirse por un sistema más tradicional, como puede ser el impreso, o digital, como fichar con el móvil o utilizar alguna otra máquina de fichar, como huella o tarjeta. Si todavía no sabes qué sistema de registro de jornada elegir, en este artículo puedes descubrir qué sistema de fichajes se adapta mejor a tu empresa.
Ventajas e inconvenientes de fichar con una plantilla de excel
Pero si el que más te interesa para empezar a llevar un registro de jornada en tu empresa es el papel, es importante que conozcas sus ventajas e inconvenientes antes de utilizarlo.
Ventajas de fichar en papel
Una de las principales ventajas de llevar un registro en papel es su sencillez: solamente tendrás que imprimir la hoja y tus empleados rellenarla.
Además, es un método económico sin inversión inicial.
Desventajas de fichar en papel
Aunque este sistema es uno de los más utilizados en negocios más tradicionales, conlleva una serie de inconvenientes que debes tener en cuenta. El primero de ellos es que este tipo de fichaje en papel es fácilmente falsificable: es decir, tanto el empleado como el empleador pueden realizar cambios sin que se percate la empresa. Al ser un sistema tradicional, no lleva verificación alguna ni trazos digitales que evidencien estos cambios.
Otra de las desventajas de este sistema es el alto porcentaje de cometer algún error en el fichaje, olvidarse de hacerlo o no incluir todos los datos necesarios, así como equivocarse a la hora de contabilizar las horas totales.
Además, cabe destacar que este sistema de fichaje tradicional conlleva un gran trabajo para recopilar, comprobar y archivar los datos.Si la empresa tiene una cantidad de trabajadores considerable o estos tienen un horario flexible o por turnos, puede ser inabarcable.
Por otra parte, y según la ley de control horario, estos datos deben guardarse en la empresa durante al menos 4 años y ser accesibles para cualquier trabajador que quiera revisarlos (o la inspección en caso de haberla).
Actualmente existen otros sistemas de fichaje más innovadores que por su coste, ya son accesibles para empresas pequeñas y negocios locales, como es el caso de sistemas de fichajes con el móvil o la web
Claves para crear una plantilla de registro horario para trabajadores
Para crear tu propia plantilla de registro horario en excel necesitas incluir una serie de datos, entre los que destacan el nombre de la empresa, su CIF, el nombre y apellidos del empleado y su DNI.
Además, tendrás que incluir columnas con el horario de entrada y de salida de cada día y el cómputo total de horas trabajadas a la semana, incluyendo las horas extra. Y recuerda que el empleado deberá indicar si realiza pausas durante la jornada, ya que la ley de control horario indica que hay que registrar todas las entradas y salidas.
Recuerda reservar una columna para la firma del trabajador, que certificaría que los datos incluidos son veraces.
En cuanto al diseño, te recomendamos que crees la plantilla en formato horizontal, con filas y columnas y diferencies con algún color entre columnas. En la plantilla que hemos diseñado y que puedes descargarte gratuitamente aquí, verás que los empleados ocupan la primera columna y los datos de entrada, salida y cómputo de horas forman las diversas columnas de la plantilla.
Otras recomendaciones a tener en cuenta
Dependiendo de la cantidad de trabajadores que deban realizar el registro de jornada en papel, debes considerar si es más eficiente una plantilla de control horario semanal o mensual.
Y recuerda, aunque algunos de tus trabajadores realicen una jornada parcial, todos ellos tienen que fichar su horario al entrar y salir de las instalaciones.
