Pese a llevar más de dos años vigente la normativa de control horario y fichaje en el trabajo, son muchas las empresas que, o siguen sin llevar un registro de las entradas y salidas de los trabajadores y su jornada laboral, o están cayendo en una serie de errores que pueden suponerles el pago de sanciones importantes por incumplimiento de la ley vigente. Por ello, en este artículo recogemos los errores más comunes a la hora de fichar en el trabajo y qué podemos hacer para evitarlos.
1. No fichar si se teletrabaja
Uno de los errores más frecuentes a la hora de llevar un registro de la jornada es no llevar un seguimiento si se está fuera de la oficina. Este error es muy común en empresas o negocios que utilizan un sistema de fichaje más tradicional, como puede ser el registro en papel o las máquinas de huellas, ya que muchas de ellas no permiten un registro horario en remoto.
Y, según la ley, el fichaje debe realizarse todos los días laborales independientemente del lugar de trabajo. Para realizar un fichaje efectivo mientras se teletrabaja, actualmente existen otras alternativas, como es el sistema de fichaje con el móvil, que permiten un fichaje en remoto con garantías sin necesidad de estar en la oficina.
2. No llevar un registro concreto de horas
Otro de los errores más comunes es pensar que con indicar que se ha empezado la jornada a las 9.00 y se ha terminado a las 18.00 es suficiente. Según la ley, es necesario realizar un registro concreto de las horas, preferiblemente indicando el minutaje, y llevar un cómputo global, indicando también las horas extra.
3. No registrar los descansos
Pese a que la ley no indica expresamente que se deba realizar un registro de las horas de descanso y comidas, es deseable tener registrados estos períodos, para tener una visión global de la jornada
4. No verificar que el fichaje es correcto
Dependiendo del sistema de fichaje utilizado, es más o menos probable falsificar o no los datos de registro. Es el caso, por ejemplo, de los registros en papel, donde no existe ningún método de verificación de datos.
También es importante llevar un control y revisión de estos registros, además de verificarlos, para ver que todos los trabajadores están realizando correctamente el fichaje y no se les olvida o hay algún problema con este. En el caso en el que sea el mismo trabajador el que no esté llevando un control correcto de su jornada, este hecho puede suponer una sanción por parte de la empresa, tal y como vimos en este artículo.
5. No guardar los registros
La ley obliga a archivar los registros y tenerlos disponibles para cualquier consulta del trabajador o trabajadora un mínimo de 4 años. Si, pese a llevar un registro diario, tu sistema de fichajes no almacena y recopila estos datos, estás incompliento la ley.
6. No identificar correctamente al trabajador/a
Tal y como comentamos en el artículo “Sistemas de fichajes: qué datos debemos incluir para cumplir con la ley”, hay una serie de datos personales y de la empresa que deben incluirse en los informes y registros horarios. Entre ellos, la razón social de la empresa y cif, así como el dni del trabajador, su nombre completo y contacto.
7. No compartir la información con el equipo
Una parte esencial de la puesta en marcha de un sistema de registro de jornada es consensuar con tu equipo qué sistema elegir y cómo ponerlo en marcha. Según indica la propia ley, “mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa, se organizará y documentará este registro de jornada”.
Para evitar todos estos errores y llevar un control y registro de la jornada laboral de forma efectiva y sencilla, en Baintex hemos desarrollado Checkea, un sistema de fichajes con el móvil, con el que podrás fichar tanto en la oficina como en remoto con todas las garantias. Sin instalaciones ni mantenimiento, Checkea está especialmente recomendado para pequeñas y medianas empresas o negocios que, con un presupuesto limitado, puedan empezar a cumplir con la ley.
