Guía para elegir tu sistema de fichaje: ¿cuál es el mejor?

16 Marzo 2021 - Actualizado: 27 Julio 2021

A la hora de digitalizar la gestión de entradas y salidas y la jornada laboral de las personas en tu negocio o empresa, debes tener en cuenta una serie de características que te ayudarán a decantarte por un sistema de fichajes u otro. En este artículo analizamos uno por uno los diferentes tipos de máquinas para fichar, sus ventajas e inconvenientes, para que puedas elegir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Aspectos a tener en cuenta antes de elegir un sistema de fichajes

Antes de elegir un sistema de fichajes, ya sea por huella, móvil o desde el ordenador, debes poner a tu empresa en perspectiva y analizar sus características:

Trabajadores y perspectivas de futuro

¿Cuántos sois actualmente y cuáles son las perspectivas de crecimiento a corto y medio plazo? Algunos sistemas de fichaje solamente soportan una cantidad limitada de usuarios registrados, por lo que si quieres implantar una máquina de control de horarios que funcione correctamente durante varios años, deberás tener este dato en cuenta.

Sedes y oficinas

¿Tus compañeros trabajan todos en una misma oficina o tienes diversas sedes? Hay algunos sistemas de fichaje que puedes implantarlos solamente en un lugar concreto y no hay posibilidad de interconectar diversas lcoalizaciones.

Tipología de fichajes

¿Existe un horario flexible de entradas y salidas? ¿Se suele fichar desde casa o en remoto, y desde la oficina? Si en tu empresa tienes un número considerable de comerciales y/o consultores que suelen trabajar fuera de la oficina, tendrás que buscar un dispositivo con el que puedan fichar a distancia.

Nivel de implantación tecnológica en tu oficina

 Si tus empleados no suelen utilizar dispositivos electrónicos o aplicaciones web, puede que un sistema puntero de fichajes les sea difícil de utilizar y opten por no hacerlo. 

Gestión de recursos humanos

¿Quién será el encargado o encargada de realizar un seguimiento de las jornadas? Si no tienes a nadie que controle específicamente estas entradas y salidas, puede que prefieras optar por un dispositivo más sencillo, donde puedas revisar de un solo vistazo toda la información que necesites.

Otros aspectos a tener en cuenta

Instalación y precio: uno de los aspectos más importantes: la puesta en marcha de algunos dispositivos conlleva grandes instalaciones, cableados o incluso obras. También deberás tener en cuenta su precio de compra: algunos sistemas de fichajes obligan al empresario a tener que pagar una cuota mensual.
Asistencia técnica: si tienes cualquier problema, debes tener la certeza de que podrás acudir de una forma rápida y sencilla a su departamento de atención al cliente.

Qué sistema de fichajes elegir

Tipos de sistemas de fichajes, ventajas e inconvenientes

Tras analizar tu empresa, seguro que ya has descubierto dónde debes poner especialmente atención a la hora de elegir una máquina para el control horario de tu equipo. Pero, de entre todas las que existen en el mercado, ¿cuál elegir? Hablamos ahora de las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.

Sistemas de fichaje biométricos

Este tipo de máquinas para el control de los horarios se basan en utilizar una característica física e intransferible de una persona en concreto. Mediante la tecnología, detecta esta característica y la enlaza con la del usuario correspondiente. Es el caso de los sistemas de fichajes mediante huellas dactilares, los sistemas de reconocimiento facial o los oculares.

Ventajas de los sistemas de fichaje biométricos

-Permite llevar un control estricto para accesos restringidos
-Fácil de usar para los empleados

Inconvenientes de este tipo de fichajes

-Costes de instalación: este tipo de sistemas de fichaje son más costosos y conllevan una instalación por parte de un profesional.
-Gastos de mantenimiento: tanto de limpieza del dispositivo como de posibles reparaciones y problemas de uso.
-Solo pueden realizarse en el mismo lugar de trabajo, sin posibilidad de fichar en remoto.

Sistemas de fichaje con tarjeta

Las tarjetas para fichar son otro de los sistemas más conocidos para realizar un fichaje en la oficina, ya sean contactless, con lector de código de barras, chip o banda magnética.  Para que quede registrado el inicio o fin de la jornada, tendrás que acercar tu tarjeta al sistema.

Ventajas de fichar con tarjeta

-Método rápido y sencillo para los empleados

Inconvenientes de este tipo de fichajes con tarjeta

-No puedes fichar si no acudes a la oficina: este sistema no permite el fichaje en remoto.
-La tarjeta puede perderse fácilmente, con el gasto que ello conlleva
-Menor control y seguridad en los accesos: es difícil controlar quién ficha realmente con esa tarjeta

Sistemas de fichaje desde la web

En los últimos años este sistema de fichajes ha estado en auge: existen multitud de aplicaciones web con las que puedes fichar a distancia mediante un usuario y contraseña por cada empleado.

Ventajas de fichar desde la web

-Sin instalaciones ni configuraciones: no deberás comprar ninguna máquina para fichar

Inconvenientes de fichar desde la web

-Solamente sirve para controlar el inicio y fin de la jornada: con ellas no puedes controlar los accesos a lugares restringidos.
-Menor control en los accesos: como en el caso anterior, es difícil controlar quién ficha realmente
-Si tus empleados no suelen utilizar tecnología, puede ser un impedimento para fichar correctamente.

Sistemas de fichaje con el móvil

Con este tipo de dispositivo para el control horario en tu empresa solamente necesitas tu smartphone para fichar: acercas el móvil al dispositivo y se realiza el fichaje. Estos sistemas de fichaje con el móvil suelen integrar una app o web con la que el usuario podrá comprobar que el fichaje se ha realizado correctamente  y el responsable de la gestión podrá revisar que se cumplen los horarios.

Ventajas de este sistema de fichajes

-Método rápido y sencillo para los empleados: solo hay que acercar el móvil al dispositivo
-Control de los accesos restringidos: en la mayoría de los dispositivos puedes otorgar accesos concretos a un smartphone en particular.

Inconvenientes del sistema de fichajes con el móvil

-Algunos conllevan el pago de una cuota mensual o de mantenimiento
-Algunos solo permiten el fichaje in situ
-Puede que algún empleado no quiera usar su móvil personal para fichar

Desde Baintex hemos estudiado todos los pros y contras de cada uno de estos sistemas de fichajes y el resultado es Checkea: el sistema de fichajes con el móvil para que puedas realizar un registro de tu jornada laboral tanto en la empresa (solamente acercando tu móvil al dispositivo) o en remoto, mediante nuestra app Everou. Sin instalaciones, cuotas mensuales ni límite de usuarios; podrás ver en tiempo real y desde la web todas las entradas y salidas de tu equipo y descargarte informes de seguimiento. Si quieres saber más, puedes descubrir aquí el nuevo Checkea.
 


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