¿Qué son los softwares de control horario? Ventajas, inconvenientes y tipos

04 Junio 2021

 

Las máquinas de fichajes y sistemas de huellas de hace unos años han sido reemplazados poco a poco por otros sistemas de fichajes más sencillos y fáciles de usar. Es el caso de los softwares de control horario, programas web con los que llevar un registro de las entradas y salidas de los trabajadores. 

Como comentamos en artículos anteriores, a la hora de implementar un registro de jornada en el trabajo, cabe estudiar los pros y contras de cada uno de los sistemas de fichaje que existen hoy en dia. En este artículo hablamos de los softwares de control horario, muy populares en la actualidad.

qué son los softwares de control horario, cuáles son sus ventajas e inconvenientes

¿Qué son los softwares de control horario?

Los software de control horario son programas informáticos que, vía web, registran el inicio y fin de la jornada laboral, así como los descansos y las horas extra.
Pueden ir acompañados o no de un dispositivo de fichaje en el lugar de trabajo y, como veremos a continuación, existen diferentes tipos de softwares de registro horario en la web.

Tipos de softwares de registro horario

Actualmente, este tipo de herramientas y apps de control horario y de presencia son muy usuales en las empresas, pero debemos conocer qué tipos de softwares de control horario existen y cuáles son sus diferencias.

Softwares de gestión de horas vs. softwares de recursos humanos

Antes de todo, debes saber que existen apps de control horario y otros programas que, además de llevar este registro, gestionan los recursos humanos de una empresa.
Básicamente, la primera opción sería el sustitutivo digital de los excels y plantillas impresas con el que llevar un control y registro online de la jornada laboral. En el segundo tipo de software incluiríamos programas que integran gestión de tareas, vacaciones, reportes de productividad y más.

Apps de control horario gratuitos vs. softwares de pago

Actualmente existen algunos sistemas de fichaje online gratuitos, en lo que solamente necesitas registrarte para empezar a llevar un control horario de tu equipo. Estos softwares tienen un uso freemium limitado, que dependerá de la cantidad de usuarios que puedan fichar gratis o un número total de fichajes realizados. A partir de ese momento, el usuario puede que tenga que pagar una cuota por mantener o aumentar el servicio. 

Po otra parte, existen softwares de control horario de pago, que por una cuota periódica, el usuario tendrá acceso a una serie de funcionalidades extra, como puede ser la gestión de recursos humanos y talento, vacaciones u otras necesidades.

Elegir entre un software de pago o uno gratuito dependerá de las necesidades de cada empresa y el uso que se va a dar del sistema. Si solamente estás interesado en registrar las horas y tu empresa es una pyme, puede que con una app gratuita de registro horario tengas suficiente. Eso sí, asegúrate que esta app cumple todos los requisitos para no infringir la ley

Softwares de registro horario 100% online vs softwares online con dispositivos de fichaje asociados

Por otra parte, existen softwares de control horario que solamente permiten fichar desde la web. Este tipo de programas son muy útiles para el fichaje en remoto, especialmente si se está teletrabajando, pero muchos de ellos no son compatibles con un fichaje en la oficina, como podría ser un lector de huellas o una máquina de fichar. 
Algunos sistemas de control horario online, como es el caso de Checkea, ya incorporan la integración de sistemas para permitir tanto el fichaje online como el fichaje en la oficina, acercando, en este caso, el móvil o una tarjeta NFC al dispositivo.
Si estás interesado o interesada en un sistema de fichajes con el que poder fichar online y en la oficina, deberás revisar si el sistema de software es compatible

Ventajas e inconvenientes de fichar con una app o software de control horario

Al igual que el resto de sistemas de fichaje, un software de registro de jornada tiene unos pros y contras, entre los que podemos destacar:

  • Sencillez de uso: solamente tendrás que entrar en la web e introducir tus datos para registrar la jornada.

  • Sistema económico: algunos de estos programas cuentan con opciones gratuitas de gestión de horarios.

  • Sin instalación: al ser una página web o programa informático no conlleva la configuración ni montaje de dispositivos en la oficina.

En cuanto a los inconvenientes, es importante tener en cuenta:

  • Incompatibilidad con sistemas de fichaje en la oficina.

  • Facilidad para falsear los horarios: con este tipo de sistemas, es muy facil fichar sin estar realmente trabajando, olvidarse de fichar y hacerlo a posteriori o que alguien fiche por ti. Es necesario llevar un control desde dirección y revisar que se está utilizando el sistema correctamente.

  • Cuotas mensuales: como comentábamos anteriormente, existen algunos sistemas de fichaje online que incluyen el pago de una suscripción mensual para utilizarlo y si se opta por dejar de pagar la cuota, puedes llegar a perder tus datos (recuerda que por ley debes guardarlos un mínimo de 4 años).

  • Brecha digital: si tu negocio es más tradicional, puede que a alguno de tus empleados le cueste habituarse a fichar desde el ordenador.

En Baintex hemos analizado todos estos pros y contras y hemos buscado aunar los beneficios de un fichaje online con los del fichaje en la oficina. Y el resultado es Checkea, un sistema de fichaje con el móvil con el que puedes registrar tu horario acercando el móvil al dispositivo instalado en la oficina, desde la web, si estás teletrabajando, o incluso con tarjeta NFC. Pide una demo... ¡y empieza a cumplir la ley!
 


sistema de fichajes checkea
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