A la hora de implantar un sistema de fichajes en tu empresa, no solo debes tener en cuenta cómo van a fichar tus empleados (si teletrabajan o no, si tienen varias localizaciones u horario flexible) sino también si el fichaje registrado va a cumplir o no con la ley -y evitar así las sanciones que derivan de un mal uso de estas máquinas de fichaje-. Aquí te contamos todos los datos que debe registrar tu sistema de fichajes y los informes y durante cuánto tiempo debes mantenerlos.
Datos de la empresa
Uno de los primeros datos que debe registrar el administrador e incluir en el sistema de fichajes son los datos propios de la empresa. Para cumplir con la ley, la empresa debe informar obligatoriamente de su nombre, razón o denominación social completa y de su CIF.
Datos de los usuarios
Pero no solo debe la empresa incluir sus datos en el registro de fichajes: también son esenciales los datos personales del empleado, ya que sin ellos, sería imposible verificar la veracidad del registro.
Para llevar un control de jornada que cumpla con la ley de control horario, deben registrarse el nombre y apellidos del empleado, así como su dni. Es recomendable también incluir un correo electrónico o teléfono de contacto.
Registro de entradas, salidas y descansos
Una vez incluidos los datos de la empresa y del trabajador, y tal y como comentábamos en este artículo sobre las claves de la ley de control horario, un buen sistema de fichaje debe registrar la hora exacta de la entrada y salida, así como de los descansos.
Para ello, no vale con indicar en un papel que se inició la jornada a las 8 y terminó a las 17: hay que incluir también los minutos y el cómputo total de horas semanales de trabajo y de descanso.
Registro de horas extra
El artículo 35.5 del Estatuto de los trabajadores indica que “A efectos del cómputo de horas extraordinarias, la jornada de cada trabajador se registrará día a día y se totalizará en el periodo fijado para el abono de las retribuciones, entregando copia del resumen al trabajador en el recibo correspondiente”
Por tanto, es necesario que el sistema de fichaje lleve un cómputo diario y semanal o mensual de horas, con las que el empleado pueda ver cuántas de estas son horas extraordinarias y llevar así su propio cómputo
Almacenar datos durante 4 años mínimo
Una vez incluidos todos los datos de empresa, empleado y jornada laboral, debes cerciorarte de que esos datos vas a poder guardarlos al menos durante 4 años y que estén disponibles para cualquier consulta, ya sea del trabajador o de la inspección correspondiente.
¿Vas a tener todos esos registros de jornada en papel impreso o en tu ordenador? Si no es así, debes informarte de qué sucede si dejas de utilizar el sistema de fichajes (o pagar su cuota mensual) estos datos van a seguir estando disponibles.
Con nuestro sistema de fichajes con el móvil Checkea, puedes ver y descargar los informes de las jornadas de trabajo de todo tu equipo desde el ordenador o en formato pdf, incluyendo los datos de empresa, trabajador, registro de horas y cómputo total, para que no tengas dudas de que sí cumples con la ley. Si quieres saber más sobre él, aquí puedes probar nuestra demo gratuita.
