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Control horario – Guía para elegir tu sistema de fichajel: ¿cuál es el mejor?

Autor de la entrada Por Ricardo
Fecha de la entrada 6 de septiembre de 2024
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Control horario laboral. A la hora de digitalizar la gestión de entradas y salidas y la jornada laboral de las personas en tu negocio o empresa, debes tener en cuenta una serie de características que te ayudarán a decantarte por un sistema de fichajes u otro. En este artículo analizamos uno por uno los diferentes tipos de máquinas para fichar, sus ventajas e inconvenientes, para que puedas elegir cuál se adapta mejor a tus necesidades.

Aspectos a tener en cuenta antes de elegir un sistema para control horario

Antes de elegir un sistema de fichajes, ya sea por huella, móvil o desde el ordenador, debes poner a tu empresa en perspectiva y analizar sus características de control horario:

Trabajadores y perspectivas de futuro: ¿cuántos sois actualmente y cuáles son las perspectivas de crecimiento a corto y medio plazo? Algunos sistemas de fichaje solamente soportan una cantidad limitada de usuarios registrados, por lo que si quieres implantar una máquina de control de horarios que funcione correctamente durante varios años, deberás tener este dato en cuenta.
Sedes y oficinas: ¿tus compañeros trabajan todos en una misma oficina o tienes diversas sedes? Hay algunos sistemas de fichaje que puedes implantarlos solamente en un lugar concreto y no hay posibilidad de interconectar diversas lcoalizaciones.
Tipología de fichajes: ¿existe un horario flexible de entradas y salidas? ¿Se suele fichar desde casa o en remoto, y desde la oficina? Si en tu empresa tienes un número considerable de comerciales y/o consultores que suelen trabajar fuera de la oficina, tendrás que buscar un dispositivo con el que puedan fichar a distancia.
Nivel de implantación tecnológica en tu oficina: si tus empleados no suelen utilizar dispositivos electrónicos o aplicaciones web, puede que un sistema puntero de fichajes les sea difícil de utilizar y opten por no hacerlo.
Gestión de recursos humanos: quién será el encargado o encargada de realizar un seguimiento de las jornadas? Si no tienes a nadie que controle específicamente estas entradas y salidas, puede que prefieras optar por un dispositivo más sencillo, donde puedas revisar de un solo vistazo toda la información que necesites.

Otros aspectos a tener en cuenta:

Instalación y precio. Uno de los aspectos más importantes: la puesta en marcha de algunos dispositivos conlleva grandes instalaciones, cableados o incluso obras. También deberás tener en cuenta su precio de compra: algunos sistemas de fichajes obligan al empresario a tener que pagar una cuota mensual.
Asistencia técnica: si tienes cualquier problema, debes tener la certeza de que podrás acudir de una forma rápida y sencilla a su departamento de atención al cliente.

Tipos de sistemas de fichajes y control horario, ventajas e inconvenientes

Tras analizar tu empresa, seguro que ya has descubierto dónde debes poner especialmente atención a la hora de elegir una máquina para el control horario de tu equipo. Pero, de entre todas las que existen en el mercado, ¿cuál elegir? Hablamos ahora de las ventajas e inconvenientes de cada una de ellas.

Sistemas de control horario biométricos

Este tipo de máquinas para el control de los horarios se basan en utilizar una característica física e intransferible de una persona en concreto. Mediante la tecnología, detecta esta característica y la enlaza con la del usuario correspondiente. Es el caso de los sistemas de fichajes mediante huellas dactilares, los sistemas de reconocimiento facial o los oculares.

Ventajas de los sistemas de fichaje biométricos:

Permite llevar un control estricto para accesos restringidos
Fácil de usar para los empleados

Inconvenientes de este tipo de fichajes:

Este tipo de sistemas de fichaje son más costosos y conllevan una instalación por parte de un profesional
Gastos de mantenimiento: tanto de limpieza del dispositivo como de posibles reparaciones y problemas de uso
Solo pueden realizarse en el mismo lugar de trabajo, sin posibilidad de fichar en remoto.

Sistemas de control horario con tarjeta

Las tarjetas para fichar son otro de los sistemas más conocidos para realizar un fichaje en la oficina, ya sean contactless, con lector de código de barras, chip o banda magnética. Para que quede registrado el inicio o fin de la jornada, tendrás que acercar tu tarjeta al sistema.

Ventajas de fichar con tarjeta

Método rápido y sencillo para los empleados

Inconvenientes de este tipo de fichajes con tarjeta

No puedes fichar si no acudes a la oficina: este sistema no permite el fichaje en remoto
La tarjeta puede perderse fácilmente, con el gasto que ello conlleva
Menor control y seguridad en los accesos: es difícil controlar quién ficha realmente con esa tarjeta

Sistemas de fichaje desde la web

En los últimos años este sistema de fichajes ha estado en auge: existen multitud de aplicaciones web con las que puedes fichar a distancia mediante un usuario y contraseña por cada empleado

Ventajas de fichar desde la web

Sin instalaciones ni configuraciones: no deberás comprar ninguna máquina para fichar

Inconvenientes

Solamente sirve para controlar el inicio y fin de la jornada: con ellas no puedes controlar los accesos a lugares restringidos.
Menor control en los accesos: como en el caso anterior, es difícil controlar quién ficha realmente
Si tus empleados no suelen utilizar tecnología, puede ser un impedimento para usarla.

Sistemas de fichaje con el móvil

Con este tipo de dispositivo para el control horario en tu empresa solamente necesitas tu smartphone para fichar: acercas el móvil al dispositivo y se realiza el fichaje. Estos sistemas suelen integrar una app o web con la que el usuario podrá comprobar que el fichaje se ha realizado correctamente y el responsable de la gestión podrá revisar que se cumplen los horarios.

Ventajas de este sistema de fichajes:

Método rápido y sencillo para los empleados: solo hay que acercar el móvil al dispositivo
Control de los accesos restringidos: en la mayoría de los dispositivos puedes otorgar accesos concretos a un smartphone en particular.

Inconvenientes del sistema de fichajes con el móvil

Algunos conllevan el pago de una cuota mensual o de mantenimiento
Algunos solo permiten el fichaje in situ
Puede que algún empleado no quiera usar su móvil personal para fichar

Desde Baintex hemos estudiado todos los pros y contras de cada uno de estos sistemas de fichajes y el resultado es Checkea: el sistema de fichajes con el móvil para que puedas realizar un registro de tu jornada laboral tanto en la empresa (solamente acercando tu móvil al dispositivo) o en remoto, mediante nuestra app. Si quieres saber más, puedes descubrir aquí tu sistema de fichaje y control horario Checkea. Descubre el sistema de control horario laboral más fácil de gestionar y usar.

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9+1 claves para mejorar la productividad de tu equipo

Autor de la entrada Por Ricardo
Fecha de la entrada 29 de agosto de 2024
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Descubre cómo mejorar la productividad de tu equipo laboral

Con la llegada de la covid, las empresas hemos tenido que adaptarnos rápidamente a nuevas dinámicas de trabajo ajenas, en la mayoría de las veces, a nuestro día a día. Estamos hablando, entre otras, del teletrabajo, una dinámica de ha llegado de forma abrupta a muchas empresas y a la que responsables de equipos y profesionales de recursos humanos han tenido que hacer frente en un momento especialmente difícil para las personas, que han tenido que lidiar con diversos factores externos que han podido minvar su productividad, motivación y sentimiento de pertenencia a la empresa.

Tras un año de teletrabajo, puede que como responsable de recursos humanos y talento hayas notado cómo tu equipo ha bajado el ritmo. ¿Cómo podemos recuperar la motivación de nuestros empleados? En este artículo descubrimos diez claves para mejorar la productividad, ya sea en la oficina o teletrabajando. ¡Sigue leyendo!

1.- Jornada flexible

Con el teletrabajo, unido al cierre de colegios o las cuarentenas, muchos de los empleados han tenido que hacer malabares con su tiempo para poder conciliar.

Una buena forma de facilitar esta conciliación, minimizar el estrés y mejorar la productividad de las personas de tu organización es implantar flexibilidad horaria; que cada empleado pueda decidir cuándo empieza su jornada y cuándo termina, dependiendo de sus necesidades y siempre teniendo en cuenta la duración total de su jornada y los descansos obligatorios.

Como responsable de recursos humanos, esta flexibilidad horaria no debería suponerte trabajo extra para supervisar las entradas y salidas de los trabajadores. Por ello, hoy en día existen dispositivos con los que puedes revisar las jornadas laborales y fichajes de tu equipo.

2.- Crea procesos

Otro de los problemas que suelen aparecer en equipos multidisciplinares es la desorganización a la hora de realizar tareas o campañas conjuntas. Esto, unido al trabajo a distancia en el que no puedes llevar un seguimiento tan detallado de tu equipo, puede provocar ciertos problemas internos.

Para afrontar este tipo de situaciones, es recomendable organizar y asignar un responsable a cada una de las tareas en un proyecto. Además, todo el equipo debe conocer cuáles son los pasos a seguir y fechas clave. Es decir, se deben trabajar los procesos internos en cada departamento para agilizar y mejorar la comunicación interna y la productividad del equipo.

Y no solo eso, para poder seguir mejorando, es necesario documentar estos procesos y elegir una herramienta que dé una visibilidad total al equipo, para que puedan ver en qué punto está el proyecto.

3.-Establece objetivos

Una forma de motivar y mejorar la productividad de tus empleados es establecer unos objetivos a corto, medio y largo plazo, tanto de sus proyectos individuales como del trabajo en equipo.

Es importante que estos objetivos sean medibles y alcanzables, de ello depende la motivación presente y futura del trabajador.

4.- Herramientas de organización interna para mejorar la productividad de tu equipo

Si algo hemos aprendido del 2020 es que la tecnología es esencial en nuestro día a día. Y en nuestro trabajo, una buena herramienta para gestionar y organizar todas las tareas y responsables es imprescindible.

Actualmente existen muchas herramientas que pueden mejorar la organización y distribución de tareas, como pueden ser Jira, Trello, Asana o Notion. Estas, unidas a otras herramientas como Slack, Discord o Hangouts, nos facilitarán la comunicación interna del equipo.

5.- Ayuda a priorizar las tareas

Como responsable de recursos humanos y talento en la empresa, seguro que entre tus funciones está la de formar y ayudar a los responsables en la gestión de sus equipos. Uno de los problemas más recurrentes, tanto para el líder como para el resto del equipo, es saber priorizar los trabajos pendientes.

La fecha de cierre de proyecto es esencial para organizar el flujo de trabajo, pero no solo eso: para saber qué proyectos debes priorizar, es importante conocer cuál será el beneficio frente al esfuerzo, qué recursos necesitas, cuántas horas vas a dedicar y cómo repercute en tu empresa la realización o no de esta tarea.

6.-Ley de Pareto

El 20% de las tareas suponen el 80% de resultados. Esto es lo que nos dice la Ley o Principio de Pareto: aproximadamente el 80% de las consecuencias proviene del 20% de las causas. Para mejorar la productividad de tu equipo, deberás analizar cuáles de estas tareas suponen menor esfuerzo y mayores resultados. Y priorizarlas.

7.- Promueve el trabajo en equipo y el team-building

Este año la alerta sanitaria nos ha obligado a limitar nuestros encuentros sociales y reuniones y nos ha aislado de amigos y familiares. Y también de nuestros compañeros y compañeras de trabajo.

El teletrabajo ha supuesto menor interacción dentro de los equipos y como consecuencia, un aislamiento del trabajador. Para mejorar la productividad, pero especialmente el sentimiento de pertenencia a la empresa y a un equipo, es importante seguir trabajando en el desarrollo de dinámicas de grupo y reuniones que promuevan la interacción y el brainstorming entre los integrantes, aunque sean online.

8.-Reuniones sí, pero las necesarias

Más allá del momento actual, una de las situaciones más comunes en las empresas son las reuniones sin un objetivo claro que se alargan varias horas y parecen no tener fin.

Para evitar este tipo de reuniones, puedes hablar con tu equipo y organizarlas con un guion establecido: cuáles son los objetivos de la reunión y sus puntos a tratar, así como el tiempo de duración.

9.- Es importante poder desconectar para poder mejorar la productividad de tu equipo

Si en una jornada laboral es importante tomarse ciertos descansos para mejorar nuestra productividad, con el teletrabajo y los horarios flexibles, poder desconectar se convierte en esencial.

Más allá de los microdescansos que un trabajador o trabajadora pueda realizar a lo largo del día, debemos tener en cuenta cuáles son sus horarios de trabajo y evitar, en caso de no ser especialmente urgente, ponernos en contacto o pedir tareas una vez terminada la jornada.

Para ello, es importante llevar un seguimiento de los horarios y saber si un trabajador ha terminado ya su jornada, como veremos a continuación

Bonus track: aprende a llevar el seguimiento de tu equipo en la distancia… y confía en ellos. Mejorar la productividad de tu equipo.

Con la llegada de la pandemia y el teletrabajo obligatorio, muchas empresas, especialmente las más tradicionales, han tenido que adaptar sus procesos a la nueva realidad en un tiempo récord. Esto, unido a nuevas normativas como la de control de horarios, de obligado cumplimiento desde hace casi un año, han supuesto todo un reto para gestionar el talento de la empresa.

Gestionar una empresa a distancia es todo un reto. Para ello, existen multitud de herramientas, como hemos visto a lo largo de este artículo, con las que podrás conocer en qué está trabajando una persona de tu equipo, si está o no operativo en ese momento o revisar sus horarios por si ha realizado demasiadas horas extra durante esa semana (y así adaptarte a la nueva ley de control horario).

Pero lo más importante, deberás aprender a confiar en ellos. Mejorar la productividad de tu equipo es una tarea importante.

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Por qué necesitas un software de fichaje en tu empresa o negocio

Autor de la entrada Por Ricardo
Fecha de la entrada 29 de agosto de 2024
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En el mundo empresarial actual, la eficiencia y la precisión son cruciales para el éxito de cualquier negocio. Uno de los aspectos que más puede influir en la productividad y en la correcta gestión de los recursos humanos es el control del tiempo de trabajo de los empleados. Aquí es donde entra en juego el software de fichaje.

Beneficios de utilizar un software de fichaje

1. Mejora la precisión en el control de horas trabajadas

Uno de los principales beneficios de utilizar un software de fichaje es la precisión que ofrece en el registro de las horas trabajadas por cada empleado. A diferencia de los métodos tradicionales, como las hojas de cálculo o los registros manuales, un software de fichaje automatiza el proceso y reduce significativamente los errores humanos.

Esto no solo asegura que los empleados reciban una compensación justa por el tiempo trabajado, sino que también ayuda a evitar conflictos y malentendidos en torno a las horas registradas.

2. Cumplimiento normativo y legal

En muchos países, existen regulaciones estrictas en cuanto al control de las horas de trabajo y la compensación de los empleados. El incumplimiento de estas regulaciones puede resultar en multas considerables y problemas legales para la empresa.

Un software de fichaje ayuda a las empresas a cumplir con estas normativas al proporcionar un registro preciso y detallado del tiempo trabajado. Además, permite generar informes fácilmente accesibles que pueden ser presentados a las autoridades en caso de auditorías o inspecciones.

3. Optimización de la gestión del tiempo y la productividad

El software de fichaje no solo se trata de controlar la asistencia; también ofrece herramientas para analizar cómo se está utilizando el tiempo en la empresa. Con esta información, los gerentes pueden identificar patrones de productividad, detectar áreas de mejora y tomar decisiones informadas para optimizar el rendimiento de los empleados.

Por ejemplo, si se observa que ciertos proyectos toman más tiempo de lo esperado, se pueden ajustar las cargas de trabajo o proporcionar capacitación adicional a los empleados.

4. Facilita la gestión de la nómina

Calcular la nómina puede ser una tarea complicada y propensa a errores, especialmente si se hace de manera manual. Un software de fichaje automatiza este proceso al integrarse con los sistemas de nómina de la empresa.

Al registrar con precisión las horas trabajadas, las horas extras y las ausencias, el software puede calcular automáticamente los salarios y deducciones correspondientes. Esto no solo ahorra tiempo a los departamentos de recursos humanos, sino que también garantiza que los empleados reciban su paga de manera precisa y puntual.

5. Mejora la transparencia y la confianza

La transparencia es un factor clave para mantener una relación laboral saludable y productiva. Cuando los empleados tienen acceso a sus propios registros de tiempo y pueden ver exactamente cómo se calculan sus horas y su paga, se genera una mayor confianza en la empresa.

Un software de fichaje ofrece portales de autoservicio donde los empleados pueden revisar sus horas trabajadas, solicitar correcciones y gestionar sus tiempos de vacaciones y ausencias. Esta transparencia ayuda a reducir las sospechas y los conflictos relacionados con el tiempo y la asistencia.

6. Flexibilidad y adaptabilidad

El entorno laboral moderno está en constante cambio, y muchas empresas ahora permiten modalidades de trabajo más flexibles, como el trabajo remoto o el horario flexible.

Un software de fichaje es una herramienta esencial para gestionar estas nuevas formas de trabajo, ya que permite a los empleados fichar desde cualquier lugar y en cualquier momento. Además, ofrece opciones para ajustar y personalizar los horarios de trabajo según las necesidades específicas de la empresa y de los empleados.

7. Mejora la planificación y la toma de decisiones

Un software de fichaje proporciona datos valiosos que pueden ser utilizados para la planificación estratégica de la empresa. Al analizar las tendencias de asistencia y el uso del tiempo, los gerentes pueden prever necesidades futuras de personal, planificar proyectos con mayor precisión y ajustar las estrategias operativas para mejorar la eficiencia.

Esta capacidad de tomar decisiones basadas en datos concretos es fundamental para mantenerse competitivo en el mercado actual.

8. Reducción de costos

Implementar un software de fichaje puede parecer una inversión significativa al principio, pero a largo plazo, puede resultar en ahorros considerables. Al reducir los errores en el registro de horas y la gestión de la nómina, se minimizan los costos asociados con la corrección de errores y las disputas legales.

Además, la optimización de la productividad y la eficiencia laboral puede llevar a una mejor utilización de los recursos y, en última instancia, a una reducción de los costos operativos.

9. Mejora la experiencia del empleado

Un entorno de trabajo bien organizado y transparente no solo beneficia a la empresa, sino también a los empleados. Un software de fichaje simplifica muchas de las tareas administrativas que pueden ser tediosas y estresantes para los empleados, como la solicitud de permisos, la revisión de horas trabajadas y la gestión de sus tiempos de descanso. Al mejorar la experiencia del empleado, se contribuye a un mayor nivel de satisfacción laboral y a la retención del talento.

10. Escalabilidad

A medida que una empresa crece, sus necesidades de gestión del tiempo y asistencia también aumentan. Un software de fichaje es altamente escalable y puede adaptarse al crecimiento de la empresa sin mayores inconvenientes.

Ya sea que tengas una pequeña empresa con unos pocos empleados o una gran corporación con cientos de trabajadores, un software de fichaje puede ser personalizado para satisfacer tus necesidades específicas y crecer junto con tu negocio.

En resumen, la implementación de un software de fichaje en tu empresa o negocio es una decisión estratégica que puede traer numerosos beneficios. Desde la mejora de la precisión en el control de horas trabajadas hasta la optimización de la productividad y la reducción de costos, las ventajas son claras y tangibles.

Además, facilita el cumplimiento normativo, mejora la transparencia y confianza, y ofrece una solución flexible y adaptable para las necesidades cambiantes del entorno laboral moderno. Si aún no has considerado la implementación de un software de fichaje, es el momento de hacerlo para llevar tu gestión del tiempo y asistencia al siguiente nivel.

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Cómo evitar robos en tu garaje comunitario

Autor de la entrada Por Ricardo
Fecha de la entrada 28 de agosto de 2024
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Evita robos en tu garaje comunitario. Las noticias de robos en garajes comunitarios son una constante en los medios de comunicación: desperfectos en vehículos, robos de coches o de algunos objetos de valor son los que más se repiten en los garajes privados. Pero, ¿podemos hacer algo para evitar estos actos delictivos? Te damos algunas claves para mejorar la seguridad de tu garaje y evitar este tipo de robos.

Según RACE, en España se roban cada día una media de 120 coches, más de 42.000 al año; muchos de ellos en cocheras o garajes comunitarios, uno de los tipos de robos más recurrentes después del de los trasteros.

Consejos para evitar robos en tu garaje comunitario y mejorar la seguridad

1.Instala una puerta automática en tu garaje comunitario

Una buena seguridad en el garaje empieza en la puerta de acceso. Si la puerta de tu garaje es manual, puede que algún vecino o vecina no cierre correctamente y sea una vía de fácil acceso para los ladrones. Es recomendable instalar una automatización de la puerta del garaje para evitar estos problemas.

En la mayoría de los casos, solamente necesitarás instalar un motor que la automatice, por lo que el gasto será menor; en otros, especialmente si la puerta del garaje es antigua, tendrás que cambiarla por una más nueva.

2. Asegúrate que se cierra la puerta a tu entrada o salida. Y que tus vecinos también lo hacen

Una vez tengas instalada la puerta automática, la responsabilidad recae en los vecinos de la comunidad. Es recomendable que, pese a instalar una puerta automática, nos esperemos a que esta se cierre completamente antes de salir con el coche del parking.

Así evitamos cualquier tipo de intromisión mientras se cierra y si falla el sistema, seremos conscientes y podremos repararlo a tiempo.

3. Una vez dentro del garaje, revisa las ventanillas y no dejes nada a la vista

Este es uno de los consejos más comunes para evitar robos, tanto en la calle como en garajes o parkings comunitarios. Una vez dejes aparcado tu coche, guarda todos los objetos y llévate aquellos de más valor.

Una de las recomendaciones más importantes, si no confías totalmente en la seguridad de tu garaje, es llevarte contigo la documentación del vehículo; si te roban el coche, será más fácil contactar con el seguro y a los ladrones les costará más deshacerse de él.

4. Instala buena iluminación en el garaje comunitario

Una buena iluminación en el garaje, acompañada de otros sistemas de vigilancia, como veremos más adelante, hará que la sensación de seguridad en el garaje aumente. Si tu garaje está bien iluminado, es más fácil ver si hay personas no autorizadas dentro de él.

5. Cuidado con los mandos

Pongámonos en situación: un vecino o vecina pierde el bolso (o se lo roban) y dentro, además de la cartera, está el mando del garaje. O un vecino alquilado termina su contrato y no devuelve el mando del garaje al propietario.

Estas situaciones pueden provocar un descontrol a la hora de gestionar quién tiene realmente acceso al garaje o cuántas copias de mandos existen. Y este es uno de los principales problemas de seguridad que puedes tener en tu comunidad.

Para evitar este descontrol, actualmente existen otras formas de acceder al garaje que hacen innecesarios los mandos, como es el caso de Easy Parking. Con este dispositivo, podrás abrir el garaje de tu comunidad solo usando el móvil.

Además, la comunidad tendrá un registro de entradas y salidas y podrá controlar quién puede acceder al garaje y quién no, evitando así los accesos no autorizados y descontrolados de los mandos de garaje.

6.Instala cámaras de vigilancia y controles de acceso en el garaje comunitario

Finalmente, si quieres tener un control total de los accesos a tu garaje, siempre puedes instalar cámaras de seguridad en las entradas y puntos estratégicos del parking, para que puedas ver en todo momento qué pasa en tu cochera comunitaria.

Easy Parking, por ejemplo, incluye esta opción en la instalación de accesos inteligentes en tu comunidad de vecinos. Con este dispositivo, además de acceder con el móvil al garaje, podrás ver en tiempo real quién está utilizando los accesos, gracias al hub con cámara.

Ahora, puedes consultar con nuestro equipo comercial las promociones especiales comunidades sin mandos e instalar hasta dos Easy Parking en tu comunidad de vecinos, olvídate de los mandos y mejora la seguridad de tu garaje con Easy Parking.

Estas promociónes estarán activa para las 100 primeras comunidades de vecinos que contacten e instalen este dispositivo, ¡así que date prisa!. Asegura tu garaje comunitario con la mejor tecnología.

Aspectos a tener en cuenta antes de elegir un sistema para control horario